Електронний документообіг M.E.Doc

Електронний документообіг M.E.Doc

З 01 вересня 2022 року Торгова Компанія Астерра ініціює перехід на електронний документообіг (ЕДО) та у зв’язку з чим, ми просимо Вас долучитися до цієї ініціативи та проводити первинні документи виключно у сервісах ЕДО – M.E.Doc

Ситуація в країні вимагає нових підходів в усіх сферах, в тому числі в обміні електронними документами. Оскільки багато поштових відділень не працює, а ціни на доставку зросли, тому саме час нам з Вами перейти на електронний документообіг (ЕДО).

Отже, паперовий документообіг поступово відмирає та стає архаїзмом. На думку більшості, хто вже запровадив ЕДО, можна визначити 5 основних причин цього процесу.

Причина 1. Оперативність та продуктивність роботи з електронними документами

Життєвий цикл документа у середньому становить 14 днів. 90% усіх паперових документів більшу частину часу передаються від одного співробітника до іншого. Виходить, що безпосередньо продуктивній роботі над документом приділяється всього лише 10% витраченого на нього часу.

При використанні ЕДО документи передаються від одного співробітника до іншого миттєво. Порівняйте: якщо при паперовому документообігу на доставку вхідної кореспонденції персоналу витрачається у середньому 5 год., при ЕДО – 5 хвилин. Час обробки документів скорочується на 90%!

На узгодження вихідної кореспонденції при ЕДО витрачається у 2,125 рази менше часу, ніж при паперовому документообігу.

Причина 2. Зручність та мобільність роботи з електронними документами

У системі електронного документообігу документи «не плодяться» і не дублюються. Існує один актуальний оригінал, який проходить шлях за заздалегідь визначеним маршрутом. Це означає, що при рецензуванні, обговоренні або затвердженні електронний документ миттєво потрапляє на наступний крок.

Працювати з електронними документами набагато зручніше, оскільки можна працювати дистанційно з будь-якого кутка нашої планети, не прив’язуючись до конкретного місця роботи.

Причина 3. Актуальність інформації

Майже 60% друкованих копій документів втрачають свою актуальність в той же день! Вони або одразу потрапляють у смітник, або залишаються лежати на столі «мертвим вантажем». Немає сенсу робити величезну кількість копій одного документа, адже це веде до нецільового витрачання коштів і призводить до плутанини у величезній кількості паперів.

Причина 4. Зберігання документів

Електронний документ, як і його копія, вважаються оригіналом документа за наявності обов’язкових реквізитів, зокрема, електронного підпису. Такі документи мають однакову юридичну силу (ст.7 Закону України від 22.05.2003 року №851-VI "Про електронні документи та електронний документообіг).

Створення електронних архівів документів, а також їх резервних копій на різних майданчиках дозволяє таким архівам бути невразливими, а отже, захищеними від втрат інформації. Такий підхід до зберігання документів "застрахує" від одночасної втрати усіх архівів. До того ж, інформація може бути швидко відновлена.

Архівування електронних документів дозволяє значно скоротити місце для їх зберігання (на різних носіях інформації).

Причина 5. Екологія та ресурси

Нарешті суспільство почало замислюватися над збереженням дерев та зрозуміло, до чого призведе бездумна та нелегальна вирубка лісів. Зважте на те, що знищити дерево легко. А ось, щоб його виростити – потрібні роки. Ліси є одним із головних ресурсів нашої держави (та й планети в цілому).