Електронный документооборот M.E.Doc

Электронный документооборот M.E.Doc

С 01 сентября 2022 г. Торговая Компания Астерра инициирует переход на электронный документооборот (ЭДО) и в связи с чем мы просим Вас присоединиться к этой инициативе и проводить первичные документы исключительно в сервисах ЭДО – M.E.Doc

Ситуация в стране требует новых подходов во всех областях, в том числе в обмене электронными документами. Поскольку многие почтовые отделения не работают, а цены на доставку выросли, поэтому самое время нам с Вами перейти на электронный документооборот (ЭДО).

Итак, бумажный документооборот постепенно отмирает и становится архаизмом. По мнению большинства, кто уже ввел ЭДО, можно определить пять основных причин этого процесса.

Причина 1. Оперативность и производительность работы с электронными документами

Жизненный цикл документа составляет в среднем 14 дней. 90% всех бумажных документов большую часть времени передаются от одного сотрудника другому. Выходит, что непосредственно продуктивной работе над документом уделяется всего лишь 10% потраченного на него времени.

При использовании ЭДО документы передаются от одного сотрудника другому мгновенно. Сравните: если при бумажном документообороте на доставку входящей корреспонденции персоналу тратится в среднем 5 часов, при ЭДО – 5 минут. Время обработки документов сокращается на 90%!

На согласование исходной корреспонденции при ЭДО уходит в 2,125 раза меньше времени, чем при бумажном документообороте.

Причина 2. Удобство и мобильность работы с электронными документами

В системе электронного документооборота документы "не плодятся" и не дублируются. Существует один актуальный оригинал, проходящий путь по заранее определенному маршруту. Это означает, что при рецензировании, обсуждении или одобрении электронный документ мгновенно попадает на следующий шаг.

Работать с электронными документами гораздо удобнее, поскольку можно работать дистанционно из любого уголка нашей планеты, не привязываясь к конкретному месту работы.

Причина 3. Актуальность информации

Около 60% печатных копий документов теряют свою актуальность в тот же день! Они либо сразу попадают в свалку, либо остаются лежать на столе «мертвым грузом». Нет смысла делать огромное количество копий одного документа, ведь это ведет к нецелевому расходованию средств и приводит к путанице в огромном количестве бумаг.

Причина 4. Хранение документов

Электронный документ, как и его копия, считаются оригиналом документа при наличии обязательных реквизитов, в частности, электронной подписи. Такие документы имеют одинаковую юридическую силу (ст. 7 Закона Украины от 22.05.2003 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте»).

Создание электронных архивов документов, а также их резервных копий на разных площадках позволяет таким архивам быть неуязвимыми, следовательно, защищенными от потерь информации. Такой подход к хранению документов "застрахует" от одновременной потери всех архивов. Кроме того, информация может быть быстро восстановлена.

Архивирование электронных документов позволяет значительно сократить место для их хранения (на разных носителях информации).

Причина 5. Экология и ресурсы

Наконец общество начало задумываться о сохранении деревьев и поняло, к чему приведет бездумная и нелегальная вырубка лесов. Учтите, что уничтожить дерево легко. А вот чтобы его вырастить – нужны годы. Леса являются одним из главных ресурсов нашего государства (да и планеты в целом).